Das Wichtigste in Kürze
- Die Beratung zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV) ist in der Regel erforderlich, um Arbeitnehmern die Vorteile und Möglichkeiten dieser Form der Altersabsicherung transparent zu machen.
- Arbeitgeber können zwischen unterschiedlichen Beratungsformen wählen.
- In den meisten Fällen bewährt sich die persönliche Vor-Ort-Beratung.
- Jedoch haben auch digitale Beratungs-Modelle Vorteile.
Deshalb ist die Beratung in der bAV unverzichtbar
Die hohe Komplexität und Haftungsrisiken der betrieblichen Altersvorsorge machen eine bAV-Beratung zu nahezu unverzichtbar. In vielen Unternehmen ist nicht die Existenz von Benefits das Problem, sondern die Kommunikation zu den Arbeitnehmern, die richtige Umsetzung oder die nachhaltige Überprüfung. Viele Themengebiete der bAV erfordern die Hilfestellung eines Experten:
- der Arbeitgeberwechsel mit bestehender bAV
- Versorgungsordnung / Betriebsvereinbarung
- Nutzung der bAV im Unternehmen
- Fördermaßnahmen des Arbeitgebers
Diese Gründe sprechen für eine bAV-Beratung
Der Arbeitgeberwechsel in der bAV: ein Fall für den Experten
Der Arbeitgeberwechsel mit bestehendem Vertrag der betrieblichen Altersvorsorge ist nicht so einfach, wie es die gesetzlichen Rahmenbedingungen vermuten lassen. Wenn neue Mitarbeiter mit bestehenden bAV-Verträgen in ein Unternehmen eintreten, fällt dies meist in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung. Häufig werden Verträge des neuen Mitarbeiters vorschnell übernommen, obwohl diese Vorgehensweise aus verschiedenen Gründen nicht empfehlenswert ist.
Der geeignete Weg ist es, den Vertrag vorab im Rahmen einer bAV-Beratung mit einem Experten zu prüfen und erst danach über eine mögliche Übernahme nachzudenken. Nur so setzen sich Unternehmen keiner erhöhten Haftung aus und schaden ihren Arbeitnehmern nicht.
Die Erstellung einer Versorgungsordnung
Eine Versorgungsordnung ist eine einseitige Erklärung des Arbeitgebers, in der er schriftlich die Spielregeln zur betrieblichen Altersvorsorge und gegebenenfalls auch weiteren betrieblichen Benefits wie betrieblicher Krankenversicherung oder betrieblicher Berufsunfähigkeitsversicherung regelt. Alternativ findet in Unternehmen mit Betriebsrat häufig auch die gemeinsame Regelung über eine Betriebsvereinbarung statt.
Entgegen abweichenden Diskussionen gibt es keine Pflicht zur Versorgungsordnung. Dennoch ist die Einführung einer Versorgungsordnung für komplexe bAV-Systeme und Firmen ab zehn Beschäftigen sinnvoll, um einheitliche Standards zu schaffen und den Überblick zu behalten. Der Einbezug eines Experten kann bei der Erstellung dieser einseitigen Arbeitgebererklärung hilfreich sein.
Die Nutzung der bAV ist in vielen Unternehmen ausbaufähig
In vielen Unternehmen ist nicht die Existenz von Benefits das Problem, sondern die Kommunikation zu den Arbeitnehmern. Während Benefits wie E-Bike, Tankgutscheine oder Rabattkarten selbsterklärend sind, müssen Arbeitgeber sinnvolle Benefits wie bAV, bBU oder bKV erklären, damit sie ihre volle Wirkung entfalten.
Dabei ist eine gute Kommunikationsstrategie entscheidend, wird aber viel zu selten mitgedacht. Sind weniger als 50 Prozent der Mitarbeiter an einer Entgeltumwandlung interessiert, kann das ein Indiz dafür sein, dass Unternehmen keine professionelle bAV-Beratung in Anspruch nehmen.
Die Wahl der richtigen Förderung
Arbeitgeber sind seit 2022 verpflichtet, einen Arbeitgeberzuschuss von 15 Prozent zu leisten. Für neu abgeschlossene Verträge gilt diese Pflicht bereits seit 2019. Haben Arbeitgeber die Verpflichtungen des Betriebsrentenstärkungsgesetzes erfolgreich umgesetzt, erfüllen sie den gesetzlichen Mindeststandard.
Allerdings ist die Förderung nach dem Mindeststandard kein Benefit. Es ist das Unterste dessen, was Arbeitgeber für ihre Arbeitnehmer tun können. An dieser Stelle bestehen ein dringender Handlungsbedarf und die Beratung durch einen Experten.
Vor-Ort-Beratung, Online-Beratung oder hybride Beratung in der bAV?
Schon die genannten Beispiele zeigen, dass die Hilfestellung durch einen Experten für den Erfolg der bAV entscheidend sein kann. Die meisten Berater gewähren drei unterschiedliche Formen der bAV-Beratung:
- Vor-Ort-Beratung
- Online-Beratung
- hybride Beratung
Die Vor-Ort-Beratung
In der Beratung zur betrieblichen Altersvorsorge, wie auch bei allen anderen Finanzthemen, stehen Vertrauen, Sicherheit und klar verständliche Informationen im Mittelpunkt. Diese Aspekte lassen sich durch ein direktes, persönliches Gespräch am besten vermitteln. Die persönliche Beratung kann in einem kleineren Rahmen, in dem der Berater detailliert mit Geschäftsführern und Personalverantwortlichen die Modelle der bAV diskutiert, erfolgen. Auch eine umfassendere Sitzung, in der die gesamte Belegschaft über die verschiedenen Möglichkeiten aufgeklärt wird, ist sinnvoll wie möglich.
Vor- und Nachteile der Vor-Ort-Beratung
Der größte Vorteil einer Vor-Ort-Beratung liegt in der persönlichen Interaktion, dem direkten “Mensch-zu-Mensch”-Kontakt. In dieser Form der Kommunikation spielen zahlreiche Faktoren eine Rolle, die in digitalen Formaten oder gar bei einem Chatbot beziehungsweise in Beratungsvideos verloren gehen können.
Die Organisation einer persönlichen Beratung erfordert einen gewissen Planungsaufwand. Das gilt umso mehr für größere und komplexere Betriebe. Eine Vor-Ort-Beratung stellt den beratungsintensivsten Weg dar und kann den Betriebsablauf beeinflussen. Doch mit der richtigen Planung und Durchführung ist dieser Ansatz lohnenswert, da die Vorteile der direkten, persönlichen Interaktion überwiegen.
Hybride Beratung
Hybride Beratungsformen kombinieren Elemente der Vor-Ort- und Online-Beratung und kommen vor allem Arbeitgebern zugute, die nicht kontinuierlich externe Berater in ihren Räumlichkeiten wünschen. Ergänzend zur persönlichen Beratung vor Ort können digitale Formate wie Videokonferenzen zum Einsatz kommen.
Die hybride Beratung eignet sich besonders, wenn keine geeigneten Räumlichkeiten für persönliche Beratungsgespräche zur Verfügung stehen oder ein Großteil der Mitarbeiter im Homeoffice tätig ist. Durch die Aufteilung der bAV-Beratung in Präsenz- und Online-Elemente lässt sich eine umfassende Beratung realisieren, die im Extremfall vollständig digital umgesetzt werden kann.
Vor- und Nachteile der hybriden Beratung
Der signifikanteste Vorteil der digitalen Beratung liegt darin, dass sie weitaus weniger in den Arbeitsalltag eingreift als persönliche Beratungssitzungen. Die Effektivität digitaler Beratung hängt jedoch maßgeblich von den technischen Möglichkeiten, dem intellektuellen Verständnis und der Motivation der Beteiligten ab. Insbesondere in Produktionsbetrieben, in denen die digitale Affinität der Belegschaft möglicherweise gering ist, kann dies eine Herausforderung darstellen. Die hybride Beratung eignet sich besser für Unternehmen, in denen die Belegschaft vorwiegend Büro- und Online-Arbeit tätigt.
Die Online-Beratung in der bAV
Eine Möglichkeit der vollständig digitalen Beratung bietet der Einsatz von Chatbots. Diese sind bereits von verschiedenen Dienstleistungshotlines oder großen Versicherungswebseiten bekannt, wo sie als kleine Pop-up-Fenster am Bildschirmrand erscheinen. Dabei interagiert der Interessent schriftlich mit einer künstlichen Intelligenz (KI), die ihn durch die Beratung navigiert.
Eine weitere digitale Beratungsoption ist die interaktive Videoberatung. Hier werden Informationen sequenziell und interaktiv in einem Videoformat präsentiert, sodass Arbeitnehmer schrittweise durch die verschiedenen Optionen ihrer bAV geführt werden.
Vor- und Nachteile der Online-Beratung
Aus der Perspektive des Arbeitgebers ist der Aufwand nach der erstmaligen Einrichtung dieser Systeme minimal. Einmal entwickelt und aktiviert, beschränkt sich die Aufgabe des Arbeitgebers darauf, die Belegschaft über die neue Option zu informieren. Danach erfordert es kaum weitere Beteiligung. Für Arbeitnehmer bietet dies den Vorteil, dass sie nicht verpflichtet sind, persönlich mit einem Berater zusammenzutreffen.
Gerade für jüngere Arbeitnehmer könnte die Möglichkeit eines Chatbots oder automatisierten Systems als positiv empfunden werden. Dennoch stellt die vollständige Online-Beratung derzeit nur für etwa ein Prozent des Marktes eine echte Alternative dar.
Experten-Tipp: Eine Kombination der Beratungsformen bewährt sich
„Die Bedeutung einer qualifizierten Beratung in der betrieblichen Altersvorsorge kann kaum überschätzt werden, besonders wenn es darum geht, als Arbeitgeber Fürsorge zu vermitteln. Für den persönlichen, umfassenden Austausch ist die Vor-Ort-Beratung in der betrieblichen Altersvorsorge das Mittel der Wahl, auch wenn damit ein erhöhter Aufwand und das Einbüßen von Arbeitszeit einhergeht. Die persönliche Altersvorsorge ist ein emotionales Thema, das rein über digitale Kanäle schwieriger zu transportieren ist.
Dennoch ist es wichtig, Offenheit für moderne Kommunikationswege zu zeigen, um die Bedürfnisse einer digital affinen Generation zu erfüllen. Die Herausforderung liegt darin, ein Gleichgewicht zu finden, das sowohl persönliche Beratungs-Modelle beinhaltet als auch die Flexibilität und Innovationskraft digitaler Lösungen integriert.”
Stephan Seidenfad, bAV-Experte
