Anfängerfehler in der bAV gibt es viele. Grundsätzlich gehen diese zulasten des Unternehmens oder der Arbeitnehmer. „Die bAV läuft neben allen anderen Themen irgendwie mit“, scheint das Motto von vielen Unternehmen zu sein. Dabei ist die betriebliche Altersversorgung (kurz: bAV) komplex und birgt einige Risiken. Im Folgenden widmen wir uns den häufigsten Anfängerfehlern in der bAV, die gerade zu Beginn der Planung auftreten. Im Anschluss zeigt unser bAV-Experte, Stephan Seidenfad, geeignete Lösungsansätze auf, die die bAV nicht zu einem lästigen Randthema, sondern zu einem effektiven Benefit machen.
Die fehlende Versorgungsordnung – ein Klassiker unter den Anfängerfehlern in der bAV
Die Frage nach einer Pflicht zur Versorgungsordnung wird derzeit in der Branche diskutiert wie keine andere. Diese Problematik haben wir jüngst in einem Artikel aufgelöst. Im Ergebnis beinhaltet das Regelwerk, das Arbeitgeber freiwillig in ihr Unternehmen einführen können, eine einseitige Erklärung des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer, wie die bAV im Unternehmen funktioniert. Das Unternehmen legt dazu Spielregeln fest und spiegelt diese dem Arbeitnehmer.
Die Vorteile kristallisieren sich schnell heraus: Durch den sauberen und rechtlich sicheren Prozess herrscht Klarheit für beide Parteien. Außerdem können Nachträge, die sich zum Beispiel durch Gesetzänderungen ergeben, nachträglich eingefügt werden. „Besteht keine Versorgungsordnung, führt dies zu unserem ersten Problem: Schließen Arbeitgeber mit jedem Arbeitnehmer einen individuellen Vertrag, dann erstrecken sich die Ausmaße von Handling- und Verwaltungsproblemen über ein wahlloses Versicherungschaos bis zu potenziellen AGG-Verletzungen. Diese Risiken können Arbeitgeber mit einem kleinen, zwei bis dreiseitigen Schriftstück umgehen, das sich Versorgungsordnung nennt“, weiß Stephan Seidenfad, bAV-Experte der von Buddenbrock Unternehmensgruppe.
Jeder Anbieter, jeder Durchführungsweg?!
Laut §1a Betriebsrentengesetz (BetrAVG) hat jeder Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entgeltumwandlung. Dafür stehen ihnen fünf Durchführungswege zur Verfügung. „Wenn ein Unternehmen seinen Arbeitnehmern freie Wahl lässt bei den Durchführungswegen, dann passiert Folgendes: X Versicherer, X Tarife mit X Bausteinen. Der eine Arbeitnehmer hat vielleicht eine Berufsunfähigkeitsversicherung (BU) inbegriffen, der nächste hat noch eine Pflege abgesichert.
Fakt ist: Unternehmen holen sich so das ganze Thema ins Haus. Womöglich verlagern sie dadurch, dass sie ihren Arbeitnehmern anbieten, die Formalitäten mit dem eigenen Finanzberater zu klären, eine typische Firmenberatung ins Private“, so der Experte, der weiß, welche Probleme daraus resultieren: „Je nach Firmengröße erhält man drei, vier, im schlimmsten Fall 30 Versicherer mit 50 bis 60 Tarifen verschiedener Generationen. Kommt dann zum Beispiel das Betriebsrentenstärkungsgesetz hinzu, ist der immense Aufwand nicht mehr zu händeln.“
Für eine unkomplizierte Umsetzung bietet Seidenfad eine ebenso simple Lösung an: „Durch eine Versorgungsordnung können Unternehmen den Anbieterkreis auf ein oder maximal drei Versicherer begrenzen, eine gewisse Auswahl eröffnen und vielleicht einen investment-lastigen sowie einen konservativen, einfachen Tarif anbieten.“
Alles, was der Arbeitnehmer mitbringt, wird auch übernommen – oder etwa nicht?
Beim Verlassen des Unternehmens müssen Arbeitnehmer nicht gänzlich auf ihre Betriebsrente verzichten. Einen Schutz für diese Ansprüche ist im „Gesetz zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung“ (BetrAVG) geregelt. Demnach können Arbeitnehmer wählen zwischen der Mitnahme der bAV zu einem neuen Arbeitgeber durch Übernahme, der privaten Weiterführung oder der Aussetzung von Beitragszahlungen. Für Unternehmen heißt erstere Möglichkeit aber nicht gleichermaßen, dass es auch sinnvoll ist, eine bAV zu übernehmen.
„Der Grundgedanke des Gesetzgebers war, dass Arbeitnehmer entweder den Vertrag oder das angesparte Kapital mit zu einem neuen Arbeitgeber nehmen können. Ich mache die Problematik an einem fiktiven Beispiel fest: Nehmen wir an, ein Arbeitgeber stellt in einem Jahr 30 neue Arbeitnehmer ein, die alle eine bestehende Betriebsrente, bei verschiedenen Anbietern und Betreuern, mit verschiedenen Tarifen oder Kollektivrabatten haben. Die Problematik liegt darin, dass Unternehmen meistens keine Ressourcen haben, um alle Verträge zu prüfen. Zudem stellt sich die Frage, wer die Haftung für diese Verträge übernimmt. Zusammengefasst holen sich Unternehmen eine gebündelte Mischung aus einem Haftungs- und Verwaltungschaos ins Haus. Noch schlimmer ist eine wahllose Deckungskapitalübertragung oder die falsche Beratung des Arbeitnehmers.
Nehmen wir an, ein Arbeitnehmer hätte vor 20 Jahren einen bAV-Vertrag bei einem Großunternehmen abgeschlossen und erhält nun bei einem kleinen Mittelständler einen schlechter rabattierten Vertrag, der zwar moderne Konditionen und viel Investment enthält, aber weniger Garantie. Dieses Prozedere kann für einen älteren Arbeitnehmer auch mal schieflaufen“, weiß der Experte, der eine klare Handlungsempfehlung ausspricht: „Bitte nicht alle Verträge annehmen, sondern lieber eine Versorgungsordnung einführen, in der alle Rahmenbedingungen geregelt sind. Es empfiehlt sich zudem, einen professionellen Berater hinzuzuziehen, der prüfen kann, was ein geeigneter Umgang mit dem alten Vertrag ist – übernehmen, privat weiterführen, beitragsfrei stellen oder doch Kapital übertragen. Das ist eine Einzelfallentscheidung, für die ein Profi benötigt wird.“
Die bAV-Verwaltung: (k)eine Aufgabe der Personalabteilung!?
Das wertvollste Kapital eines jeden Unternehmens sind seine Arbeitnehmer. Aus diesem Grund kommt der Personalabteilung eine bedeutungsvolle Aufgabe zu, aber nicht jedes Unternehmen verfügt über diesen Bereich. Gerade bei Mittelständlern gibt es häufig aufgrund der geringen Mitarbeitermenge keine Personalabteilung. Hier kümmert sich in der Regel die Lohnbuchhaltung, also ein kaufmännischer Mitarbeiter in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro, um die Belange der Arbeitnehmer. In großen Unternehmen ist neben der Lohnbuchabteilung in den meisten Fällen auch eine HR-Abteilung zu finden. Seltener gibt es in Großunternehmen eine Betriebsrenten-Abteilung.
„In den meisten Fällen ist die Betriebsrente Teil des normalen Lohnbuchhaltungs- und Personal-Doings. Das ist eine schöne Idee, die allerdings mit der Realität nicht viel Berührungspunkte hat. Wenn die bAV neben allen anderen Themen nur mitläuft, dann ist die Umsetzung semiprofessionell und stiefmütterlich. HRler haben nämlich in den meisten Fällen gar kein oder nur ein begrenztes Wissen über die bAV“, so Seidenfad, der auch für diese Problematik einen möglichen Lösungsansatz nennt: „Die Digitalisierung der bAV ermöglicht eine einfache Durchführung, eine Übersicht und automatisierte Geschäftsvorgänge in Verknüpfung mit dem Versicherer, dem Berater und vielleicht dem Steuerberater. So wird das Thema schlank.“
Die Steigerung: Die Personalabteilung berät und informiert zur bAV
„Das ist aus unserer Sicht ein echter Kardinalfehler. Das Informieren an sich ist nicht das Problem. Informationen gehören dazu, aber eine richtige Kommunikation und Vermarktung der bAV funktioniert nach unserer Erfahrung noch nicht mal bei Kommunikations- oder modernen Kreativunternehmen. Meistens fehlt der HR-Abteilung oder dem Geschäftsführer die Fähigkeit, die wichtigsten FAQs so abzuwickeln, dass die Arbeitnehmer Lust auf die bAV haben.“ Die Folge: Unternehmen und Arbeitnehmer nutzen schlicht die Chancen, die ihnen eine bAV bietet, nicht oder nicht in dem Maße, wie sie es könnten.
„Ein professioneller Berater ist immer eine gute Idee. Nicht nur, weil er Kompetenz und Erfahrung mitbringt, sondern weil so die Haftung nicht auf der Seite des Unternehmens liegt. Experten dürfen beraten, sie sind versichert für den Fall des Falschberatens und sie orientieren sich am Markt. Informieren dagegen zum Beispiel Mitarbeiter der Personalabteilung zum komplexen Konstrukt der bAV, kann das nur auf zwei Weisen gehen: Entweder wird das Produkt derart heruntergebrochen und simpel, dass es für Arbeitnehmer nicht mehr flexibel und spannend erscheint oder es berät ein Halblaie zu einem Thema, das nicht in seinem Kompetenzbereich liegt.
Dadurch, dass Unternehmen auf diese Weise nicht nur selbstständig das Produkt auswählen, sondern auch die Beratung leisten, holen sie sich die gesamte Haftung ins Haus. Der Versicherer wird sich darüber freuen, da er dadurch, dass die Haftung auf Unternehmensseite liegt, nur ein Produktlieferant ist. Dieses Vorgehen empfehle ich nicht. Besser ist hier der Profi am Tisch.“
Auswahl von bAV-Beratern nach Gusto des Chefs
Dass der Chef den Berater nach Gusto und nicht nach Kompetenz auswählt, ist ein Klassiker. „Jeder kennt mindestens einen Berater aus der Familie, der Verwandtschaft oder dem Bekanntenkreis. Viele Unternehmen verstehen die bAV als ein Versicherungsprodukt. Das ist aber glücklicherweise nicht so. Häufig ist es so, dass die Personalabteilung ein bAV-Modell konstruiert, einen Dienstleister und einen Berater aussucht und einen Anwalt dazu holt. Anschließend wird viel gebastelt. Kennt der Arbeitgeber einen Bekannten, der möglicherweise bereits die Kfz-Flotte des Unternehmens versichert, zieht er diesen zurate.
Mit diesem Vorgehen schwächen Arbeitgeber allerdings an drei Stellen ihr System: Erstens treten sie dem Berater auf die Füße, zweitens stoßen sie ihrem Personaler vor den Kopf, weil ein Berater mit Halbwissen ihr mühevoll gebautes Konstrukt prüft, drittens schaden sie sich selbst und ihren Arbeitnehmern, indem sie die Betriebsrente so simpel wie möglich gestalten. Ein Berater ohne Kompetenz auf dem Gebiet der Betriebsrente vereint wesentliche Punkte: Er hat die Technologie nicht, ihm fehlt das Knowhow und die Erfahrung, er kennt sich nicht mit der Haftung und den Produkten aus und versucht, die bAV über ein Copy-Paste-Verfahren zu gestalten“, mahnt Seidenfad, für den die Resultate auf der Hand liegen: „Dadurch entsteht ein schlechtes Betriebssystem.
Was passiert? Professionelle Berater treffen Jahre später nicht auf einen spannenden neuen Fall, sondern einen Sanierungsfall. Der einfachste Weg ist, jeden das machen zu lassen, was er wirklich kann. Möchten Unternehmen eine Betriebsrente, betriebliche Benefits und Vorsorge-Modelle in ihrem Unternehmen etablieren, ist ein Profi die richtige Anlaufstelle. Das spart Zeit, Geld und Nerven.“
